Como funciona e quais as vantagens da emissão virtual, exigida para diversas empresas de distintos portes e setores.
Com a implementação gradual, iniciada em 2010, tornou-se obrigatória para a maioria das empresas a emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), que substitui as notas tipo 1 e 1-A. O objetivo da Receita Federal é a modernização do procedimento, a diminuição de custos e o controle nos processos fiscais.
Apenas os empreendimentos que não se encaixam nas exigências de emissão de Nota Fiscal tipo 1 e A-1 estão desobrigados da adesão ao sistema digital, mas, ainda assim, eles podem optar voluntariamente pela NF-e, que substitui apenas as notas fiscais impressas dos modelos citados, havendo a previsão de estender isso a outras modalidades, inclusive os cupons fiscais.
Credenciamento
Para utilizar o sistema da NF-e, é necessário solicitar o credenciamento na Secretaria da Fazenda estadual ou do município em que a empresa está registrada.
O cadastro é efetuado de maneira setorizada por estado. Em caso de empreendimentos em mais de uma unidade federativa, é necessário fazê-lo em cada localidade.
A emissão da NF-e depende da adaptação do sistema de faturamento da empresa para o programa online.
Depois de instalado na máquina do contribuinte, o programa permite a emissão da NF-e. Ele gera o arquivo digital, possibilita o gerenciamento e cancelamento das notas e também possui outras funções, como cadastros de clientes, produtos e transportadoras.
Emissão eletrônica
Confira a seguir as etapas de emissão da NF-e:
1. Pedido de compra ou pagamento de serviço.
2. Aceite do pedido e emissão da NF-e, com envio para Secretaria da Fazenda do estado ou município e Receita Federal.
3. Autenticação da transação.
4. Envio da NF-e via internet ao lojista ou prestador de serviço.
5. Mercadoria, acompanhada de um documento auxiliar da NF-e, é enviada ao lojista ou prestador de serviço.
6. Prestador de serviços emite NF-e ou lojista emite cupom fiscal para produto.
7. Secretaria da Fazenda do estado ou do município recebe os dados da transação e envia a autenticação.
8. Cliente recebe cupom fiscal, no caso de produtos comprados em loja física, ou enviada por e-mail, após pagamento nas transações virtuais.
9. Lojista emite relatórios fiscais de fechamento de caixa.
Vantagens
São vários os benefícios que a Nota Fiscal eletrônica proporciona a todos os envolvidos em uma transação comercial. A seguir, confira alguns deles.
Para os emitentes da NF-e (vendedores):
- Redução de custos de impressão do documento fiscal.
- Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais.
- Menor tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.
- Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE), com a facilitação das transações.
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes.
Para as empresas destinatárias da NF-e (compradoras):
- Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias.
- Planejamento de logística de recepção de mercadorias.
- Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE).
- Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais.
Para a sociedade:
- Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos.
- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias.
- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas.
- Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à NF-e.
Para os contabilistas:
- Facilitação e simplificação da escrituração fiscal e contábil.
- Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GDE).
- Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.
Para o Fisco:
- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal.
- Melhoria no processo de controle fiscal, com intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos.
- Redução de custos no processo de controle das notas capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito.
- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária.
Fonte: Sebrae Nacional – 04/07/2017
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